MAJLIS KONVOKESYEN KHAS OPEN UNIVERSITY MALAYSIA

1. TARIKH DAN TEMPAT KONVOKESYEN
Majlis Konvokesyen Khas Open University Malaysia bagi pengurniaan Ijazah Sarjana Muda
Keguruan Dengan Kepujian akan berlangsung pada 18 Mac 2010 waktu 8.30 pagi di
Dewan Merdeka, Putra World Trade Centre, Kuala Lumpur.
2. SENARAI PELAJAR BAGI PENGIJAZAHAN
Senarai pelajar bagi penganugerahan ijazah Sarjana Muda Keguruan Dengan Kepujian
(tertakluk kepada kelulusan Senat) adalah seperti yang dinyatakan dalam LAMPIRAN A.
3. SIDANG MAJLIS KONVOKESYEN KHAS
2
Pengurniaan Ijazah dibuat dalam satu (1) Sidang pagi yang akan bermula jam 8.30 pagi .
4. PEMBERITAHUAN KEDATANGAN UNTUK KONVOKESYEN KHAS
(1) Jika INGIN MENGAMBIL BAHAGIAN dalam Majlis Konvokesyen Khas
Sila berada di tempat pada tarikh/masa seperti yang dinyatakan dalam JADUAL
PENGAMBILAN PAKAIAN AKADEMIK dan mengikut prosedur yang dinyatakan
dalam perenggan 8 di bawah ini.
(2) Jika TIDAK INGIN MENGAMBIL BAHAGIAN dalam Majlis Konvokesyen Khas
Pelajar dikehendaki mengisikan secara online BORANG UP-15 - BORANG
JAWAPAN KETIDAKHADIRAN yang boleh diakses dari laman web OUM.
(Untuk tujuan tersebut pelajar diminta login ke myLMS, klik pada tab E-Services ->
Exam Online -> Convocation -> Unattendable Convocation Answer Form dan
kemudian ikut ARAHAN seperti yang tercatat di borang tersebut.)
(3) Mustahak : Jika mana-mana graduan memilih untuk tidak mengambil bahagian dalam
Majlis Konvokesyen Khas, beliau tidak akan dibenarkan untuk menghadiri lagi Majlis
Konvokeyen OUM lain akan datang melainkan atas alasan luar biasa yang telah
dimaklumkan awal kepada pihak OUM dan permohonan bertulis telah diterima dan
diluluskan oleh pihak OUM.
5. PAKAIAN
Para graduan diwajibkan memakai pakaian rasmi dan pakaian akademik OUM bagi Majlis
Konvokesyen seperti berikut:
(a) Pakaian Rasmi
Lelaki : baju kot (lounge suit ) berwarna gelap dan tali leher
Wanita : pakaian formal
Pakaian yang menutup mata dan/atau muka penuh tidak dibenarkan. Pihak OUM
berkuasa melarang mana-mana graduan yang memakai pakaian tersebut untuk naik
pentas pada upacara Majlis Konvokesyen Khas.
(b) Pakaian Akademik OUM
Jubah, topi dan selendang
6. YURAN KONVOKESYEN
(1) Para graduan yang ingin mengambil bahagian dalam Majlis Konvokesyen
dikehendaki membayar Yuran Konvokesyen atas kadar RM 250.
3
Yuran Konvokesyen akan meliputi antara lain, sewaan Pakaian Akademik OUM dan
bayaran gambar Konvokesyen.
(2) Yuran Konvokesyen boleh dibayar sebelum atau pada tarikh pengambilan Pakaian
Akademik OUM yang dinyatakan dalam JADUAL PENGAMBILAN PAKAIAN
AKADEMIK (Rujuk perenggan 8).
Pembayaran SEBELUM tarikh pengambilan Pakaian Akademik OUM hendaklah
melalui salah satu daripada cara berikut :
(a) Bayaran terus melalui mana-mana cawangan berikut ke dalam akaun OUM:
Bank Islam (nombor akaun 14041-01-0053385), atau
Bank Simpanan Nasional Giro (nombor akaun 14100-29-00022495-2); atau
Para graduan digalakkan menggunakan cara pembayaran ini.
(b) Wang tunai di pejabat Bendahari, Kampus Induk OUM, Kuala Lumpur; atau
(c) Kad kredit Visa atau Mastercard di pejabat Bendahari Kampus Induk OUM,
Kuala Lumpur; atau
(d) Kiriman wang pos atau cek yang disediakan atas nama UNITEM.
Perhatian: Pastikan resit pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak Bendahari atau
slip pembayaran Bank yang mana berkenaan, dicatatkan dengan kenyataan
”Bayaran Yuran Konvokesyen Khas”.
(3) Membawa bersama resit pembayaran atau slip pembayaran daripada Bank
berkenaan pada tarikh untuk pengambilan Pakaian Akademik masing-masing.
7. PENYELESAIAN HUTANG UNIVERSITI
Para graduan yang masih berhutang yuran atau bayaran lain kepada Universiti hendaklah
menyelesaikannya sebelum atau pada tarikh pengambilan Pakaian Akademik OUM.
Kaunter akan disediakan bagi maksud berkenaan pada masa pengambilan Pakaian
Akademik OUM.
PERHATIAN: Pihak OUM boleh menghalang dari penyertaan Majlis Konvokesyen,
mana-mana graduan yang masih berhutang yuran atau bayaran lain kepada OUM.
8. PENGAMBILAN PAKAIAN AKADEMIK OUM
Berikut adalah JADUAL PENGAMBILAN PAKAIAN AKADEMIK OUM
Tarikh Tempat
16 – 17 Mac 2010
9.00 pagi – 5 petang
Bilik Seminar, Blok B, Kampus Induk
OUM, Jalan Tun Ismail, Kuala Lumpur
4
Para graduan yang ingin mengetahui arah dari ibu pejabat OUM ke PWTC dinasihatkan
merujuk kepada Location Map di LAMPIRAN C.
PROSEDUR
Para graduan dikehendaki mengikut prosedur berikut untuk pengambilan Pakaian
Akademik OUM. Sila rujuk juga kepada cartalir seperti dalam LAMPIRAN B
(1) Ambil nombor giliran dan BORANG PA - BORANG PENYEWAAN PAKAIAN
AKADEMIK OUM yang akan diedarkan semasa pengambilan Pakaian Akademik
OUM. Para graduan dinasihatkan membaca dan mengambil perhatian tentang
Syarat-Syarat Penyewaan Pakaian Akademik OUM..
(2) Jika bayaran Yuran Konvokesyen (RM250) telah dibuat sebelum ini, sila
membawa bersama resit yang dikeluarkan oleh pihak Bendahari atau slip
pembayaran Bank, yang mana berkenaan. dan tunjukkan kepada pihak Bendahari
yang bertugas;
(3) Jika bayaran Yuran Konvokesyen (RM250) belum dibuat, isi, tandatangan
BORANG PA dan membuat bayaran kepada pihak Bendahari yang bertugas di
tempat yang dinyatakan serta mengambil resit untuk bayaran berkenaan.
(4) Serahkan BORANG PA bersama dengan resit / slip pembayaran Yuran Konvokesyen
yang mana berkenaan, kepada staf yang bertugas di kaunter Pengambilan Pakaian
Akademik OUM;
(5) Ambil jubah, topi dan selendang dari staf yang bertugas;
(6) Periksa jubah, topi and selendang yang telah diambil. Jika tidak padan atau didapati
tidak lengkap atau terkoyak, sila beritahu staf yang bertugas;
(7) Menuju ke kaunter di tempat yang sama untuk mengambil kad jemputan dan kad
pintar yang menunjukkan nama graduan dan nombor graduan dalam susunan
barisan / tempat duduk di Dewan Merdeka, Putra World Trade Centre, Kuala Lumpur.
Semasa kutipan, para graduan dinasihatkan menguji kad pintar dan menyemak
maklumat di dalam kad serta sebutan nama graduan adalah betul. (Sila rujuk
Lampiran D untuk contoh kad pintar)
PERHATIAN: Simpan DENGAN BAIK, kad jemputan dan kad pintar dan
membawa bersama pada hari Majlis Konvokesyen. Pelajar yang tidak
mempunyai atau menunjukkan kad pintar semasa perarakan TIDAK akan
dibenarkan naik pentas bagi upacara pengurniaan ijazah
(8) Gosok (iron) jubah dan selendang sebelum hari Majlis Konvokesyen.
PERHATIAN: Pastikan Pakaian Akademik OUM yang diambil adalah lengkap
dan dalam keadaan baik. PAKAIAN AKADEMIK YANG TELAH DIAMBIL DAN
KEADAANNYA DISAHKAN BAIK OLEH PARA GRADUAN TIDAK AKAN
DIGANTIKAN.
5
9. PEMULANGAN PAKAIAN AKADEMIK OUM / PENGAMBILAN SIJIL IJAZAH DAN
TRANSKRIP AKADEMIK
Pemulangan Pakaian Akademik dan pengambilan sijil Ijazah/Transkrip Akademik Rasmi
adalah pada tarikh, masa dan di lokasi seperti berikut:
Tarikh Masa Lokasi
18 Mac 2010 2.00 petang – 5.00 petang PWTC (Bilik akan
dimaklumkan kemudian)
19 – 26 Mac 2010 9.00 pagi – 5.00 petang Kampus Induk OUM,
Jalan Tun Ismail, Kuala
Lumpur (Bilik akan
dimaklumkan kemudian)
Selepas 26 Mac 2010 Waktu pejabat Kampus
Induk OUM
(Isnin – Jumaat: 8.30 pagi –
5.30 petang)
Rehat: Isnin – Khamis: 1.00
– 2.00 ptg
Jumaat: 12.30 thghari –
2.30 petang
Unit Konvokesyen
(Pemulangan Pakaian
Akademik) dan
Unit Penilaian dan
Peperiksaan
(Pengambilan Transkrip
dan Skrol),
Kampus Induk OUM,
Jalan Tun Ismail, Kuala
Lumpur
* Denda pemulangan lewat akan dikenakan dengan kadar RM5.00 sehari mulai
29 MAC 2010.
10. KAD JEMPUTAN
Setiap graduan akan diberikan dua kad jemputan untuk dua orang saudara mara masuk
dewan pada hari Majlis Konvokesyen. Kad jemputan yang hilang tidak akan digantikan.
Kanak-kanak di bawah umur dua belas (12) tahun tidak akan dibenarkan masuk ke dalam
Dewan Merdeka bagi Majlis Konvokesyen.
Pihak OUM akan menyediakan ruang di Putra World Trade Centre, Kuala Lumpur bagi
saudara mara graduan yang lain menyaksikan upacara Majlis Konvokesyen melalui CCTV.
11. TEMPAT MELETAK KERETA / PERKHIDMATAN SHUTTLE OUM
Tempat meletak kereta di PWTC dan kawasan berhampiran adalah terhad. Oleh itu para
graduan dinasihatkan datang awal dengan berkongsi kereta. Bayaran untuk tempat
meletak kereta adalah tanggungan graduan. Graduan digalak meletakkan kenderaan di
kawasan pakir OUM.
Pihak OUM akan menyediakan pengangkutan shuttle mengikut JADUAL
PENGANGKUTAN SHUTTLE seperti berikut:
TEMPOH 18 MAC 2010
SHUTTLE DARI OUM KL KE PWTC DARI PWTC KE OUM KL
6
MASA 6.30 pagi – 9.00 pagi 12.00 tengahari – 2.00 petang
TEMPAT
MENUNGGU
OUM - Dataran OUM (berhadapan
Perpustakaan Digital OUM)
PWTC - Ruang menunggu
kenderaan
12. GAMBAR FOTO
Jurugambar rasmi yang dilantik oleh pihak OUM akan mengambil gambar graduan semasa
Majlis Konvokesyen.
Jurugambar rasmi akan memberitahu para graduan tentang tarikh dan tempat untuk
mengutip gambar Konvokesyen yang telah siap. Semua pertanyaan berkenaan gambar
Konvokesyen hendaklah dirujuk kepada jurugambar rasmi pada waktu pengambilan
Pakaian Akademik OUM dan bukan kepada pihak OUM.
Semasa upacara Majlis Konvokesyen, pihak OUM memohon kerjasama saudara mara
graduan jangan bergerak dari tempat duduk masing-masing untuk mengambil gambar
kerana akan mengganggu perjalanan Majlis.
13. TATACARA KONVOKESYEN
Para graduan adalah dinasihatkan merujuk kepada tayangan video/slaid, yang akan
dimuatnaik dalam laman web OUM kemudian, tentang cara betul untuk memakai jubah
selendang dan topi, penggunaan kad pintar, tatacara pergerakan dari tempat duduk ke
pentas ke tempat duduk dan penerimaan kotak/folder sijil Ijazah di atas pentas.
14. HARI MAJLIS KONVOKESYEN - MASA DAN TEMPAT BERKUMPUL
Pada hari Majlis, apabila tiba di Putra World Trade Centre, para graduan hendaklah mara
terus ke Anjung Merdeka, Aras 4, Putra World Trade Centre, Kuala Lumpur untuk
berkumpul SEBELUM jam 8.00 pagi.
Selepas berkumpul di Anjung Merdeka, staf OUM yang bertugas akan membantu graduan
berbaris mengikut barisan yang ditentukan, mengiringi graduan masuk Dewan Merdeka
dan mengambil tempat duduk masing-masing. Kerjasama para graduan untuk
berkumpul di Anjung Merdeka pada waktu yang ditetapkan dan mematuhi arahan
staf OUM yang bertugas amatlah diperlukan supaya Majlis Konvokesyen dapat
berjalan dengan lancar.
Semasa Majlis sedang berlangsung, para graduan tidak dibenarkan bergerak dari tempat
duduk masing-masing melainkan pada waktu masa untuk naik pentas menerima
kotak/folder sijil Ijazah.
15. CETAKAN NAMA BAGI SIJIL IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK RASMI
Sijil Ijazah dan Transkrip Akademik Rasmi akan dicetak mengikut nama/ejaan nama dalam
rekod pelajar OUM. Jika nama/ejaan nama dalam rekod pelajar OUM tidak tepat atau telah
ditukar, graduan berkenaan hendaklah memberitahu nama/ejaan nama yang tepat kepada
pihak Unit Rekod dan Operasi (no tel: 03- 27732430/ 2428/ 2429 atau melalui faks ke talian
03-2697 8795) sebelum 18 Februari 2010. Selepas tarikh ini, permintaan untuk
7
menukar nama/ejaan nama yang tercatat pada sijil Ijazah dan Transkrip Akademik
Rasmi TIDAK AKAN DILAYANI.
PERHATIAN : Pada Majlis Konvokesyen yang lalu, terdapat graduan yang tidak boleh
mengambil sijil Ijazah dan Transkrip Akademik Rasmi kerana nama/ejaan nama mereka
pada sijil Ijazah dan Transkrip Akademik Rasmi adalah tidak sama dengan nama/ejaan
nama pada kad pengenalan. Oleh itu, graduan harus menyemak dan memastikan
nama/ejaan nama dalam rekod pelajar OUM adalah tepat supaya masalah tidak
berbangkit semasa pengambilan dokumen ini. Sekira sijil Ijazah dan Transkrip
Akademik Rasmi terpaksa digantikan kerana kesilapan nama/ejaan nama yang
tidak dikemaskinikan awal oleh graduan, kos penggantian sijil/transkrip akan
ditanggung oleh graduan berkenaan.
16. PENGAMBILAN SIJIL IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK RASMI
Sijil Ijazah dan Transkrip Akademik Rasmi akan diedarkan pada tarikh dan masa
pemulangan Pakaian Akademik mengikut JADUAL PEMULANGAN PAKAIAN
AKADEMIK seperti yang dinyatakan dalam perenggan 8 di atas.
Sijil Ijazah HANYA akan diserahkan apabila graduan telah memulangkan Pakaian
Akademik OUM dan/atau telah menyelesaikan hutang yuran / bayaran lain OUM yang
mana berkenaan.
PARA GRADUAN DINASIHATKAN MENYIMPAN SIJIL IJAZAH MASING-MASING
DENGAN SELAMAT KERANA SIJIL GANTIAN TIDAK AKAN DIKELUARKAN.
17. PENGAMBILAN SIJIL IJAZAH DAN TRANSKRIP AKADEMIK RASMI BAGI PIHAK
Demi keselamatan sijil Ijazah dan transkrip masing-masing, pengambilan bagi pihak
graduan amat tidak digalakkan. Namun, jika seorang graduan langsung tidak dapat
mengambil sendiri sijil Ijazah atas sebab yang tidak dapat dielakkan, beliau boleh memberi
kuasa kepada saudara mara terdekat untuk mengambil bagi pihaknya mengikuti prosedur
seperti berikut:
(a) Buat permohonan bertulis kepada Timbalan Pengurus Besar (Penilaian dan
Peperiksaan), Unit Penilaian dan Peperiksaan, Registri, Open Universiti Malaysia,
Jalan Tun Ismail, 50480 Kuala Lumpur untuk saudara mara berkenaan mengambil
sijil bagi pihak.
(b) Berikan butir-butir saudara mara (contoh: nama, kad pengenalan, tali persaudaraan,
pekerjaan) yang akan mengambil bagi pihak dalam surat permohonan rasmi anda.
(c) Tandatangan surat permohonan rasmi anda di hadapan seorang saksi yang terdiri
daripada pegawai sektor awam berjawatan kumpulan A, pegawai undang-undang,
Pesuruhjaya Sumpah. Pastikan jawatan dan cop organisasi saksi berkenaan adalah
pada surat permohonan rasmi.
(d) Berikan surat permohonan rasmi bersama dengan kad matrikulasi, salinan kad
pengenalan atau dokumen pengenalan lain anda dan slip pemulangan Pakaian
Akademik OUM (jika berkenaan) kepada saudara mara yang telah diberi kuasa.
Suruh beliau menyerah surat permohonan rasmi dan dokumen yang dinyatakan
kepada pihak Unit Penilaian dan Peperiksaan semasa pengambilan sijil Ijazah
8
Pihak OUM berhak menolak permohonan pengambilan sijil bagi pihak jika surat
rasmi permohonan dan dokumen yang perlu adalah tidak lengkap.
OUM tidak akan bertanggungjawab jika sijil yang diambil bagi pihak tidak sampai
kepada graduan sendiri dan juga tidak akan menggantikan sijil yang hilang dengan
sijil baru.
18. PERTANYAAN
Jika ada pertanyaan berkenaan perkara berikut, sila hubungi pegawai di talian yang
dinyatakan :
(a) Majlis Konvokesyen, Pengambilan Sijil dan Transkrip Akademik Rasmi
Unit Penilaian dan Peperiksaan di talian 03-27732626, 2757 dan 2764
(b) Pengambilan/Pemulangan Pakaian Akademik
(i) Encik Mahfar Abd Rahman 03-27732426
(ii) Puan Khairani Abd Razak 03-27732788
(iii) Encik Mohd Nasir Selamat 03-27732322
(c) Pembayaran Yuran Konvokesyen dan Yuran Tertunggak
(i) Encik Syahrul Effendi Sulaiman 03-27732036
(ii) Puan Ahazawiyah Bahrom 03-27732032
(iii) Cik Siti Rohani Baharom 03-27732111
(iv) Cik Norafizah Omar 03-27732282
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN,
REGISTRI, OPEN UNIVERSITY MALAYSIA
JANUARI 2010